Как правильно организовать нотариальный архив.
Архивное хранение строго регламентировано: • «Основы законодательства РФ о нотариате», • приказы Минюста России № 78, № 99 и др., • ГОСТы и правила делопроизводства. Поэтому нотариус обязан не только правильно оформить документы, но и обеспечить надёжные условия хранения. Пошаговая инструкция по организации архива 1. Стеллажные системы для нотариального архива. • Стационарные - легко собираются и при необходимости могут быть перемещены в другое помещение. Нагрузка на полку до 80 кг, высота достигает 3300 мм. • Мобильные (с механическим управлением или электроприводом) — позволяют увеличить вместимость архива в 2 раза за счёт устранения лишних проходов. Нагрузка на полку до 80 кг, высота до 3500 мм. • Мобильные серии «Актив» с электроприводом и компьютерным управлением. Система фиксирует выдачу и возврат дел, подсвечивает нужные полки и открывает проходы автоматически, что значительно ускоряет работу сотрудников. Это решение идеально для нотариальных палат и архивов с оцифрованными документами. 2. Разработка номенклатуры дел Это главный организационный документ архива. Он определяет структуру хранения, сроки и порядок учета. Без утверждённой номенклатуры невозможно вести архив правильно. 3. Формирование и оформление дел • Подшивка документов: оптимально до 250 листов в одном деле. • Нумерация: сквозная, недопустимы пропуски. • Обложка дела: указывается индекс, заголовок, даты, количество листов. • Внутренняя опись: помогает быстро находить нужные документы. 4. Учёт и регистрация дел Все дела фиксируются в журналах учёта: • постоянного хранения (завещания, доверенности, свидетельства о наследстве), • временного хранения (копии, журналы регистрации). 5. Условия хранения нотариального архива Закон требует строгого соблюдения условий: • температура — от +17 до +19 °C, • влажность — 50–55%, • расстояние между стеллажами — не менее 70 см, • противопожарная защита и контроль доступа. Грамотная организация архива — это профессиональная обязанность нотариуса и гарантия защиты его клиентов.
Архивное хранение строго регламентировано: • «Основы законодательства РФ о нотариате», • приказы Минюста России № 78, № 99 и др., • ГОСТы и правила делопроизводства. Поэтому нотариус обязан не только правильно оформить документы, но и обеспечить надёжные условия хранения. Пошаговая инструкция по организации архива 1. Стеллажные системы для нотариального архива. • Стационарные - легко собираются и при необходимости могут быть перемещены в другое помещение. Нагрузка на полку до 80 кг, высота достигает 3300 мм. • Мобильные (с механическим управлением или электроприводом) — позволяют увеличить вместимость архива в 2 раза за счёт устранения лишних проходов. Нагрузка на полку до 80 кг, высота до 3500 мм. • Мобильные серии «Актив» с электроприводом и компьютерным управлением. Система фиксирует выдачу и возврат дел, подсвечивает нужные полки и открывает проходы автоматически, что значительно ускоряет работу сотрудников. Это решение идеально для нотариальных палат и архивов с оцифрованными документами. 2. Разработка номенклатуры дел Это главный организационный документ архива. Он определяет структуру хранения, сроки и порядок учета. Без утверждённой номенклатуры невозможно вести архив правильно. 3. Формирование и оформление дел • Подшивка документов: оптимально до 250 листов в одном деле. • Нумерация: сквозная, недопустимы пропуски. • Обложка дела: указывается индекс, заголовок, даты, количество листов. • Внутренняя опись: помогает быстро находить нужные документы. 4. Учёт и регистрация дел Все дела фиксируются в журналах учёта: • постоянного хранения (завещания, доверенности, свидетельства о наследстве), • временного хранения (копии, журналы регистрации). 5. Условия хранения нотариального архива Закон требует строгого соблюдения условий: • температура — от +17 до +19 °C, • влажность — 50–55%, • расстояние между стеллажами — не менее 70 см, • противопожарная защита и контроль доступа. Грамотная организация архива — это профессиональная обязанность нотариуса и гарантия защиты его клиентов.