Основа для перехода на электронный документооборот в кадрах. Советы от Валентины Митрофановой # 14
Какие кадровые процедуры можно оптимизировать? Какие кадровые документы работодатель обязан оформлять, а от каких можно избавиться? https://profkadrovik.ru/product/kursy/kursy-dlya-kadrovika/optimizatsiya-soprovozhdeniya-kadrovykh-protsedur/ Создаем основу для перехода на электронный документооборот в кадрах Одна из трендовых задач в ближайшее время – уменьшение трудозатрат на ведение бумажных кадровых документов. Но, при этом задачу по защите рисков компании – никто не снимал. А задача защитить управленческие задачи бизнеса и уметь гибко и управлять персоналом, корректировать условия работы и увольнять при необходимости – становится все актуальнее и актуальнее. Если приняли решение переходить на электронный документооборот, даже в какой-то одной процедуре, важно решить: 1. Какие документы нужно оставить обязательно в бумажном виде – пока по сегодняшним требованиям законодательства, для защиты рисков; 2. Какие документы нужны для управления персоналом – в каком виде их оставить, чтобы можно было при конфликте и в суде отстоять свои интересы; 3. Какие документы можно безболезненно исключать – в первую очередь сокращаем трудозатраты (до 65% - среднее количество возможной оптимизации в количестве документов); 4. Как защитить электронные документы, чтобы и при налоговых проверках все было нормально, и риски бухгалтерии компании были тоже закрыты; 5. Как скорректировать документы и процессы, чтобы увеличить эффективность управленческих решений. Я за комплекс всех этих решений. Для сравнения – просто переход на электронные документы дает до 35% экономии трудозатрат. При этом риски компании иногда увеличиваются, а не уменьшаются. Эффективность управленческих решений либо не меняется, либо снижается. Комплекс этих решений дает до 85% сокращения трудозатрат, с большей защитой рисков и значительным повышением эффективности управленческих решений. То есть задачу ставьте с учетом критериев: 1. Трудозатраты (% снижения при переходе); 2. Защита рисков; 3. Возможность реализовывать управленческие решения; 4. Расходы на внедрение и сопровождение. Что нужно из локальных актов? По практике реализованных проектов, один ЛНА не всегда удобен, получается очень громоздкий. По эффективности построения системы мне больше нравится система (комплекс) ЛНА. Хотя можно и один, но тогда эти вопросы все должны быть в него включены как разделы: 1. Политика по применению электронного документооборота - Определить базовые принципы применения ЭДО, обязанности и права работодателя и работников. Ввести основные термины ЭДО; 2. Порядок использования электронных подписей - Определяет виды применяемых подписей, порядок их получения, защиты, использования; 3. Порядок применения ЭДО в системе кадрового делопроизводства - Определяет виды кадровых процедур, кадровых документов, включенных в ЭДО, особенности; 4. Порядок защиты персональных данных при использовании ЭДО - Определяет принципы работы с электронными документами, содержащими персональные данные, обязанности структурных подразделений и должностных лиц, в том числе для соблюдения требований законодательства о защите персональных данных; 5. Порядок защиты конфиденциальной информации при использовании ЭДО - Определяет принципы работы с электронными документами, обязанности структурных подразделений и должностных лиц, в том числе для соблюдения интересов бизнеса по сохранности информации; 6. Порядок хранения электронных документов - Определяет принципы сохранности электронных документов, обязанности структурных подразделений и должностных лиц, в том числе для соблюдения требований архивного законодательства; 7. Положения по структурным подразделениям, должностные инструкции тех, кто будет сопровождать процесс ЭДО. Кстати, если принимаете участие в эксперименте по переходу на электронный документооборот, по 122-ФЗ в ст. 5 тоже много требований по системе локальных актов и порядку перехода на ЭДО. Мы в: Instagram - https://www.instagram.com/ipk_mitrofanova/ Facebook - https://www.facebook.com/IPKprofkadrovik/ #ипк , #митрофанова, #ЭДО, #оптимизациякадровыхдокументов,#экспериментпопереходунаэдо, #карьера, #кадровик, #дистанционнаяработа, #персональныеданные, #122ФЗ, #лна, #электронныеподписи #образование
Какие кадровые процедуры можно оптимизировать? Какие кадровые документы работодатель обязан оформлять, а от каких можно избавиться? https://profkadrovik.ru/product/kursy/kursy-dlya-kadrovika/optimizatsiya-soprovozhdeniya-kadrovykh-protsedur/ Создаем основу для перехода на электронный документооборот в кадрах Одна из трендовых задач в ближайшее время – уменьшение трудозатрат на ведение бумажных кадровых документов. Но, при этом задачу по защите рисков компании – никто не снимал. А задача защитить управленческие задачи бизнеса и уметь гибко и управлять персоналом, корректировать условия работы и увольнять при необходимости – становится все актуальнее и актуальнее. Если приняли решение переходить на электронный документооборот, даже в какой-то одной процедуре, важно решить: 1. Какие документы нужно оставить обязательно в бумажном виде – пока по сегодняшним требованиям законодательства, для защиты рисков; 2. Какие документы нужны для управления персоналом – в каком виде их оставить, чтобы можно было при конфликте и в суде отстоять свои интересы; 3. Какие документы можно безболезненно исключать – в первую очередь сокращаем трудозатраты (до 65% - среднее количество возможной оптимизации в количестве документов); 4. Как защитить электронные документы, чтобы и при налоговых проверках все было нормально, и риски бухгалтерии компании были тоже закрыты; 5. Как скорректировать документы и процессы, чтобы увеличить эффективность управленческих решений. Я за комплекс всех этих решений. Для сравнения – просто переход на электронные документы дает до 35% экономии трудозатрат. При этом риски компании иногда увеличиваются, а не уменьшаются. Эффективность управленческих решений либо не меняется, либо снижается. Комплекс этих решений дает до 85% сокращения трудозатрат, с большей защитой рисков и значительным повышением эффективности управленческих решений. То есть задачу ставьте с учетом критериев: 1. Трудозатраты (% снижения при переходе); 2. Защита рисков; 3. Возможность реализовывать управленческие решения; 4. Расходы на внедрение и сопровождение. Что нужно из локальных актов? По практике реализованных проектов, один ЛНА не всегда удобен, получается очень громоздкий. По эффективности построения системы мне больше нравится система (комплекс) ЛНА. Хотя можно и один, но тогда эти вопросы все должны быть в него включены как разделы: 1. Политика по применению электронного документооборота - Определить базовые принципы применения ЭДО, обязанности и права работодателя и работников. Ввести основные термины ЭДО; 2. Порядок использования электронных подписей - Определяет виды применяемых подписей, порядок их получения, защиты, использования; 3. Порядок применения ЭДО в системе кадрового делопроизводства - Определяет виды кадровых процедур, кадровых документов, включенных в ЭДО, особенности; 4. Порядок защиты персональных данных при использовании ЭДО - Определяет принципы работы с электронными документами, содержащими персональные данные, обязанности структурных подразделений и должностных лиц, в том числе для соблюдения требований законодательства о защите персональных данных; 5. Порядок защиты конфиденциальной информации при использовании ЭДО - Определяет принципы работы с электронными документами, обязанности структурных подразделений и должностных лиц, в том числе для соблюдения интересов бизнеса по сохранности информации; 6. Порядок хранения электронных документов - Определяет принципы сохранности электронных документов, обязанности структурных подразделений и должностных лиц, в том числе для соблюдения требований архивного законодательства; 7. Положения по структурным подразделениям, должностные инструкции тех, кто будет сопровождать процесс ЭДО. Кстати, если принимаете участие в эксперименте по переходу на электронный документооборот, по 122-ФЗ в ст. 5 тоже много требований по системе локальных актов и порядку перехода на ЭДО. Мы в: Instagram - https://www.instagram.com/ipk_mitrofanova/ Facebook - https://www.facebook.com/IPKprofkadrovik/ #ипк , #митрофанова, #ЭДО, #оптимизациякадровыхдокументов,#экспериментпопереходунаэдо, #карьера, #кадровик, #дистанционнаяработа, #персональныеданные, #122ФЗ, #лна, #электронныеподписи #образование